Contract & Claim Management in industriellen Projekten

Praxisorientierte Grundlagen strukturierter Mehrforderungsbehandlung unter Beibehaltung partnerschaftlicher Beziehungen

Bei komplexen industriellen Projekten können eine Vielzahl von Hürden aufkommen – Ablaufstörungen, Änderungen und Abweichungen. Diese können den sauberen und effizienten Ablauf des Projekts stören und zu schwerwiegenden Konsequenzen für die Vertragsparteien führen. Um hier situationsgerecht handeln zu können, ist eine gute Vorbereitung und Struktur in der Angebots- und Projektphase unabdingbar. Contract & Claim Management erfordert methodisches und konzertiertes Vorgehen von Projektteams.

Agenda

1. Tag

• Themenbereich Grundlagen des Claim Managements
• Grundlegende Erläuterungen: Definitionen „Claim“, „Claim Management“, „Abweichung“, „Ablaufstörung“
• Begriff des Projektmanagements als Basis für dieses Seminar
• Gemeinsames Verständnis zum Projektmanagement des Claim Management und der Anwendung des Claim Managements in den gesamten Phasen
• Überblick über Instrumente des Claim Managements: Organisation, Geschäftsprozesse, Dokumentation, Vertragsanalysen, Strategien, Verhandlungsführung und Erarbeitung eines Ablaufmodells eines Claim Management-Fahrplanüberblick
• Risikomanagement als integraler Bestandteil des Claim Managements. Risikoanalysen und Anwendung von deren Ergebnissen im Vertriebs-(Vergabe-)/ Projektalltag.

• Gruppenarbeit I: Anwendung der CM-Grundlagen auf ausgewählte Fallbeispiele

• Themenbereich Dokumentation und Recht
• Hauptpflichten und Nebenpflichten
• Großer Meilenstein „Abnahme“
• Wann muss wie dokumentiert werden
• Die Pflicht zu Dokumentation erkennen und durchführen

• Themenbereich Vertragsmanagement
• Grundlagen des Vertragsmanagements
• Inhalte eines Vertrages
• Welche Regelwerke sind vertragsrelevant (z.B. BGB, HGB, VOB)
• Vertragsaufbau
• Wichtige, für den Projektmitarbeiter beachtenswerte Vertragsaspekte

2. Seminartag

• Fortsetzung: Themenbereich Vertragsmanagement
• Vertragsanalysen. Untersuchung auf Vollständigkeit, Risiken aufspüren und bewerten. Der Gesamtkontext des Projektvertrages. Vertragswerke zeiteffizient verstehen und im Projektalltag anspruchswahrend anwenden können.
• Inkraftsetzung von Projektverträgen. Vor- und Nachteile typischer Klauseln.

• Gruppenarbeit II: Analyse eines fiktiven Projektvertrages sowie Anwendung der Grundlagen des Vertragsmanagements auf ausgewählte Fallbeispiele

• Themenbereich Strategie im Claim Management
• Strategien im Claim Management. Was ist eine Claim-Management-Strategie? Wie kommt man zu dieser? Wer muss sie kennen?
• Aggressives versus defensives Claim Management
• Das Magische Dreieck des Claim Managements. Wechselwirkungen zwischen Sachverhalt, Anspruchsgrundlage und Abwehr/ Durchsetzung eines Claims.
• Welches kaufmännische Potential hat Claim Management?
• Contract & Claim Management als Teamaufgaben. Typische Organisationsformen und Diskussion von enthaltenen Rollenkonflikten.
• Methodeneinheitlichkeit sicherstellen, partnerschaftliche Beziehungen im Konfliktfall beibehalten. Beispiele für Geschäftsprozesse des Contract & Claim Managements.
• „Wer schreibt der bleibt.“ Anforderungen an anspruchswahrende Korrespondenz und Abwicklungsdokumentation.
• Die Behinderungsanzeige. Funktionen der Behinderungsanzeige. Form- und Fristerfordernis. Beispiele aus der Praxis für Behinderungsanzeigen.
• Dem Streit sachgerecht vorbeugen. Vertragseindeutigkeit. Klauseln zur strukturierten Behandlung von Ablaufstörungen, Abweichungen, Änderungen und deren Konsequenzen.
• Brainstorming. Typen von Claims. Gemeinsame Erarbeitung von typischen Mehrkostenpositionen. Wann stelle ich einen Claim? Der richtige Zeitpunkt, die richtige Form, der richtige Inhalt. Durchsprache eines anonymisierten Claims. Situation im Projekt, Anspruchsgrundlagen, Ergebnis.
• „Pönalen“ und „Liquidated Damages“ abwehren. Ansprüche auf Bauzeitverlängerung. Wie macht man diese geltend? Was sind die Anforderungen an projektbegleitende Terminplanung.
• Verhandlung von Claims. Wie bereitet man diese vor? Welche Aspekte sind zu beachten? Der strategische Aspekt. Der kommunikative Aspekt.

• Gruppenarbeit III: Anwendung der Claim-Strategien auf Fallbeispiele

Ziele

Nach Abschluss des Seminars

• verstehen Sie die Grundbegriffe des modernen Claim Managements und können die Inhalte auf Ihre Projekte anwenden
• kennen Mittel und Wege Vertragswerke im Gesamtkontext zeiteffizient zu analysieren und im Projektalltag anspruchswahrend anzuwenden,
• kennen mögliche Risiken und lernen anhand von Checklisten proaktiv zu handeln, um projektgefährdende Risiken präventiv zu managen.
• kennen Sie die Anforderungen an anspruchs- und fristwahrende Korrespondenz und Abwicklungsdokumentation,
• verstehen Sie die Anforderungen des Claim Managements an projektbegleitende Terminplanung und lernen wie das Claim Management nach einem implementierten Prozess im Unternehmen folgt
• wissen Sie wie elementar wichtig eine gute Gesprächsvorbereitung ist und dass die genaue Absprache der Vorgehensweise wichtige Erfolgsfaktoren für ein Claimgespräch sind
• wissen Sie, wie Körpersprache und die eigene Kommunikation auf die verfolgten Ziele anzupassen sind um eine Ergebnissicherung durch eindeutige Absprache und Dokumentation zu erlangen.
• wissen Sie, zu welchem Zeitpunkt und in welcher Form ein Claim an Ihre Vertragspartner im Projekt gestellt werden sollte, und
• haben Sie viele Beispiele für Claims und Claim-Behandlung im internationalen industriellen Projektgeschäft gehört.

Zielgruppe

Dieses Seminar richtet sich an technische und kaufmännische Projektleiter, Vertriebsmitarbeiter, Konstruktionsingenieure, Einkäufer und an Baustellenleiter.